Медиите и журналистите не са единствените, които разполагат с ефективни средства за препредаване на съобщения – необходимо е само да се обърне внимание на информацията, която постоянно се публикува в социални мрежи като Facebook, Twitter и Snapchat, за да видим, че днес всеки човек може да бъде медия. Не само да потребява, но и да излъчва информация.
Това твърдение за многообразието от различни източници, поражда един прост въпрос, чийто отговор е по-малко очевиден, отколкото изглежда: какво е информацията? Самата дума информация, означава предоставяне на факти на вниманието на публиката. Но за да се конкретизира в публичното пространство, тя трябва да отговаря най-малко на три критерии.
- Трябва да е интересна за обществеността. Истории от ежедневието могат да бъдат интересни или трогателни, но са носители от общ характер. Информацията, от друга страна, трябва да носи нещо, което засяга обществото, за което е предназначена. Например, един спортен вестник да съобщи, че даден футболен отбор е спечелил и да даде подробности за мача, които да заинтересуват онези, които следят спорта. Като цяло информацията се отличава със своята адресираност. Например, информационна агенция да съобщи за земетресение в Кипър или информационен всекидневник да разкрие документ, доказващ финансов скандал или наличие на корупционни схеми.
- Да се отличава с факти. Информацията не е мнение. Например, да се каже, че Григор Димитров е предпочитан пред Надал, е просто мнение, защото вашият съсед може да бъде точно на обратното мнение. От друга страна, да се каже, че първият тенисист имаше по-добър сезон през 2017 г., като спечели повече големи състезания, което му позволи да завърши на челно място в света, това е информация, защото се основава на факти, т.е. като например резултатите, които е постигнал след всеки мач и класирането му в ранг листата.
- Трябва да бъде проверена. Един слух се основава на твърдения като: „казват, че…”, без човек да знае какъв всъщност е или да познава източника. Напротив, една информацията се основава на доказани факти и в рамките на възможното, да бъде проверим от всички. Например: „температурата по обяд в гр. София на 08 декември 2019 г. е била 10 градуса според проучване на Националния метеорологичен институт“.
Един от основните принципи е да не се дава информация, без първо да се проверява, според случая разбира се, със съответните лица, няколко свидетели или експерти и т.н. Информацията трябва да се основава на доказани факти, доколкото е възможно и да има възможност да бъде проверявана от всички.
Тези критерии не правят информацията истина, но притежателят на информация винаги има за цел да публикува информацията, проверена и надеждна, въпреки че винаги може да бъде злоупотребено с нейните източници или да бъде допусната техническа грешка. И разбира се, личното мнение и субективизма може да променят представянето на информацията извадена от контекста.
Терминът „информация” произлиза от латинската дума „informare“, което означава „придаване на форма”. Тя съществува във всеки материален обект като многообразие на неговите състояния и може да се създава, унищожава, предава, приема, съхранява и обработва. Според едно изследване на американски учени през осемдесетте години, информацията е факторът Х, който обединява процесите на иновациите и развитието на организацията (производство, конкурентоспособност, просперитет) и позволява на обществото да разгърне в синергия своите способности и да осигурят максимални постижения[1]. В резултат на това се формулира един от базовите закони на съвременното стратегическо ръководство на организациите: “увеличаването на ефективността на всяка организация се състои в повишаването на ефективността на обработката на информацията в нея и получаването на истински знания”.
Процесът за извличане на знания за околната среда става чрез трансформиране на информацията, като се обработват излъчените, отразени, открити и приети сензорни сигнали, трансформирани чрез кодиране, компресия, оценка и идентификация в достоверни данни, както е показно на следващата фигура[2].
Сензорите са механични устройства (датчици) или човешките възприятия, хора (наблюдатели), намиращи се във вътрешната и/или външната среда, регистриращи състоянието и промените на тази среда. В случая с фалшивите новини сензорите могат да бъдат онлайн инструменти за следене на Интернет (RSS, Google Alerts, социалния фийд и др.) и инструменти за медиен мониторинг на вестници или списания, новинарския поток на телевизионните новини, които се съпоставя с данните получени от хора за да се повиши надеждността на оценките на обстановката.
Сигналите характеризират състоянието и/или промяната на средата (обекта, явлението). Представляват трансформация на сензорните отчети във вид, който позволява тяхната обработка и съхранение. Те се получават в резултат на измерване на характеристиките на обектите, явленията и процесите и на техните промени, като под измерване се разбира присвояването на определени символи на изучаваното свойство в съответствие с предварително зададено правило[1].
Данните са получени, декодирани, обработени и систематизирани сигнали, които се подреждат (организират) по определени алгоритми (закономерности). Базите данни представляват колекция от логически свързани данни в конкретна предметна област, които са структурирани по определен начин[2].
Информацията се получава от оценени и обработени данни, изведени зависимости, връзки, отношения, от които се получава представа (модел) за същността и особеностите на процесите, обектите и явленията. Информацията е свързана с обстоятелства, характерни за ползвателя или получателя, докато данните съществуват независимо от ползвателя[3].
Знание е всичко, което е известно в резултат на познавателната дейност, получено чрез анализ, осмисляне (намиране на взаимовръзки), съчетаване на различни източници на информация. Различните хора извличат различни като количество и качество знания от едни и същи източници на информация. Съвкупността на съхраняваните от човека образи, усещания, оценки за установени асоциативни отношения между тях, образуват знанието22.
Разбирането за средата, процесите, явленията и обектите в нея се постига в процеса на комуникацията[4] между индивидите, на базата на обмен и прилагане на получените знания, които предоставят възможност за прогнозиране на развитието и планиране на бъдещи действия в организацията.
Решенията са разработени модели, стратегии и планове на база на получените знания за необходимите подходи и мерки за постигане на целите на организацията[5].
Действията се определят от взетите решения за обрано въздействие и изменение на околната среда[6].
Информацията не може да бъде предадена, приета и съхранявана в чист вид, неин носител се явявасъобщението. Оттук следва, че понятието „информация“ включва два основни елемента: сведение и съобщение.
Сведението има познавателна, комуникативна, прагматична и оценяваща функция. Ценността на информацията, проявяваща се под формата на сведения, се определя от субективните задачи, за решението, на които могат да бъдат използвани тези сведения, или за влиянието, което са оказали върху решаването на дадена задача. Информацията, получавана под формата на сведения, притежава редица свойства: идеалност, субективност, неунищожимост, динамичност, натрупване. Способността за получаване, натрупване и използване на информацията под формата на сведения е отличителна характеристика на човека, но обемът и съдържанието на изпълняваните на база на тяхното използване функции съществено се различават.
Понятието „съобщение“ се определя като съвкупност от предаваните сведения и порядъка (алгоритъма) за тяхното кодиране в набор от знаци на съобщението и последващото му декодиране в сведения. Съобщенията се използват преди всичко за предаване на сведения на други хора. Информацията под формата на съобщение се проявява като реализация на способностите на човека да описва сведенията на някакъв език, представляващ съвкупност от лексика и граматика. Отправителят на съобщението се опитва да предаде част от своя информационен модел. Възприемащият съобщението се опита да преобразува представената му форма от букви и знаци в съдържателна форма на информацията.
Управлението на всяка една организацията се състои в решаване на въпросите за привличане, разпределение и контрол над нейните ресурси, като информацията е един от видовете ресурси, наред с работната сила, суровините, материалите и финансовите средствата.
Информационните ресурси са знания формирани от хората, документи, информационни системи и цялата съвкупност от сведения получени и натрупани в процеса на развитие на науката и в практическата дейност на хората, които се използват в общественото производство и управление. Те се явяват икономическа категория и в съответствие с това притежават определени характеристики – цена, стойност, разходи, печалба и т.н.[7].
Трябва да се има в предвид, че ресурс е цялата натрупана информация, в това число и недостоверната („фалшива“), представена от съмнителни факти, неверни предположения, неефективни подходи, както и остаряла информация, несъпоставими данни, събрани по нестандартни методики, информация, загубила конкретност в резултат на субективни тълкувания в процеса на частни теоретични построения, преднамерена дезинформация, фалшиви новини, постъпили в информационните потоци[8].
Информационните ресурси се предоставят в информационни продукти в Интернет пространството, печатните медии и телевизията24.
Информационните услуги предоставя на потребителя, обработен за нуждите му информационен продукт.
Превръщането на дейността по оказване на информационни услуги в основна човешка дейност води до формиране и развитие на глобален пазар на информационни продукти и услуги, който е основна характеристика на съвременното информационно общество.
Управлението на информационните процеси трябва да осигурява ефективно производство на информация и използването и от организацията през целия жизнен цикъл на информацията[1].
Стадиите са следните[2]:
Получаване. Информацията се получава по много пътища и в различна форма – електронна поща, извличане на съдържание от интернет, факс, обикновена поща, получена при срещи, семинари или конференции, публикации в медиите и открити източници на информация от организациите и държавните институции.
С цел бързо оценяване на ситуацията по отношение на стойността на информацията и за нейното ефективно управление, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Нуждаят ли се от информацията за да осъществяват дейността си?;
(2) Това ли е правилният служител за получаване на тази информация?;
(3) Кой още се нуждае да види тази информация?;
(4) Дали е необходимо да се класифицира като конфиденциална или съдържа лична информация?;
(5) Какъв е източникът й?
(6) Дали е
защитена от даден регламент или от някой друг?
Какво трябва да се направи при получаване на информацията:
Незабавно сортиране и слагане на обозначение (етикет) по предварително установена система. Необходимо е да се реши с кой проект, потребител или дейност е свързана получената информация.
Ако тя незабавно се сортира и се сложи етикет при получаването й, се намалява времето за търсене и вероятността за загуба, тя ще е на правилното място, когато организацията се нуждае от нея.
Създаване и организация на електроните файлове и папки.
Необходимо е създаването на електроните файлове да е със същата тема или функции, както системата за съхранение на записите в организацията на хартиен носител. Това ще направи получаваната информация лесна за управление.
Събиране. Служителите на организацията събират информация от множество и разнообразни вътрешни (структурните единици на организацията, персонала) и външни (потребители, партньори, съизпълнители, доставчици и други заинтересовани лица) източници с цел предоставяне на информационни продукти и услуги[1].
С цел оценка на целесъобразността и законосъобразността на събиране на информацията, организацията трябва да си отговори на следните въпроси:
(1) От каква информация се нуждае, за да изпълнява дейността си?;
(2) Дали наистина се нуждае от нея?;
(3) Как организацията ще използва информацията в бъдеще?;
(4) Организацията събира ли персонална (лична) информация?;
(5) Ако тя е персонална, има ли организацията оторизация да я събира?;
(6) Имаме ли установена система за защита на конфиденциалната и персоналната информация?;
Какво трябва да се направи при събиране на информацията:
Събиране на персонална информация само ако организацията се нуждае от нея и има оторизация да го прави като администратор на лични данни по изискванията на ЗЗЛД. Необходимо е да бъде създаден и стриктно да се прилага регламент, ограничаващ събирането на персонална информация и изискващ организацията да предупреди индивида защо я събира, законната оторизация позволяваща събирането, причината, поради която информацията се събира и как ще се използва, ред за контакт със служител, който отговаря на въпроси относно събирането на информацията.
Гарантиране на коректността и контекста. Необходимо е да се проверява входа (източника) на информация, за да е сигурна организацията, че той е прецизен, надеждно идентифициран и еднозначно определен, когато започне събирането й. Информацията трябва да се поддържа по начин, който запазва първоначалното намерение, взаимовръзки и контекст.
Събиране – „точно на време”. Организацията трябва да разработи план за получаване и събиране на необходимата информация точно когато се нуждае от нея за осъществяване на информационните процеси. Събирането на информация твърде рано във времето може да предизвика необходимост да се гарантира, че данните са актуални, когато има нужда от тях.
Използване на процеси, които регламентират достъпа и защита на информацията. Необходимо е да се прецени дали организацията действително се нуждае от събиране на определена класифицирана и/или персонална информация и да се определят мерките за нейната защита при споделянето й с други организации. Например, когато се създава информационен масив, персоналната информация трябва да се организира по начин, който не позволява достъпа на неоторизирани потребители до нея, или да не се визуализира при споделяне на информацията.
Създаване. Организациите се нуждаят от създаване на записи на информацията (официални документи) за да могат да проследяват механизмите за вземане на управленски решения, протичането на процесите по създаване, предлагане и реализация на продукти и услуги, с цел поддържане на общата (институционална, корпоративна) памет. Реализацията на процеса по създаване на записи може да помогне на организациите да разберат уточнят и анализират резултатите днес, за да могат да видят пълната картина в бъдеще[2].
С цел осигуряване на качествено и ефективно създаване на записи, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Тази информация ще е нужна ли за в бъдеще и какъв ще е начинът на използване?;
(2) Дали тя прецизно отразява какво се случва?;
(3) Показва ли, как отделните организационни единици и служители изпълняват работата си?;
(4) Позволява ли възможно най-добра комуникация по отношение на изискванията и препоръките?
Какво трябва да се направи при създаване на информацията:
Създаване на записи, които са ясни и пълни. Необходимо е да се гарантира, че информацията съдържа пълните и достоверни данни за регистрираните процеси и събития и това, че организацията може да проследи съответните й версии (проект и крайна версия) и източниците на получаване.
Използване на система за маркиране (надписване) на документите, с цел подпомагане на бъдещото им използване. Системата за надписване на документите (заглавие, дата, номер на версията, класификация за сигурност, номерация на страниците), за да се направят лесни за достъп и използване, независимо от формата, в която се намират.
Унищожаване или задържане. Един от най-критичните етапи при управление на жизнения цикъл на информацията, защото оценката за необходимостта и ценността на информацията за организацията зависи от множество вътрешни и външни фактори. В резултат на информатизацията, във всяка организация при реализацията на управленските и производствени процеси се създават и получават големи количества информация, която ако не бъде селектирана, оценена и сортирана, а ненужната унищожена, ще доведе до неефективно използване на ресурсите (човешки, материални, финансови и информационни) на организацията и ще затрудни нейното функциониране.
С цел оценка на необходимостта от запазване или премахване на информацията, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Необходима ли е информацията, за да се поддържат организационните процеси и дейности?;
(2) Има ли законово задължение да се задържа информацията?;
(3) Дали организацията или други заинтересовани лица все още се нуждаят от позоваване на създадената информация?
Класифициране (организиране). За всяка организация е важно да създаде и прилага система за организиране (класифициране) на информацията така, че тя, нейните структурни единици и служители, или други организации да могат бързо и лесно да я намират и използват, като същевременно се създава регламент за достъп и ползване на отделните категории информация. Създаването на ясна схема за класифициране на информацията в организацията е предпоставка за прилагане на добри ръководни принципи и практики за използване и защита от неоторизиран достъп на особено важната, ценна и чувствителна (от законодателна и организационна гледна точка) информация.
С цел създаване на ефективна система за оценка и класифициране на информацията, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Как трябва да се използва съответната информация?;
(2) Как организациите (или техните структурни елементи) класифицират или записват всеки вид информация?;
(3) Как някой ще може да я намери в бъдеще?;
(4) Кой друг ще се нуждае да я използва?;
(5) Кой има право да я ползва?
(6) Как това ще бъде защитено?
Съхраняване. В организацията трябва да бъде създаден регламент с ясни правила за начините, процедурите и местата за съхраняване на информацията, в зависимост от формата и вида на носителя й. Ако информацията е класифицирана като конфиденциална или е с ограничение в ползването, трябва да се съхранява така, че да е защитена от нерегламентирани манипулации и въздействие и от неоторизиран достъп[3].
С цел създаване на условия за надеждно съхранение и сигурна защита на информацията и нейните носители, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) За кого трябва да се осигури достъп до определеното място за съхранение?;
(2) Дали файловете, с които работят служителите са съхранени така, че другите които се нуждаят от тях да могат да ги използват?;
(3) Как ще се ограничи достъпа до персонална, конфиденциална и класифицирана информация?;
(4) Дали служителите са информирани за правилата за съхранение и достъп?
Използване. Необходимо е използването на информацията да се осъществява по начин, който максимално добре удовлетворява информационните потребности на организацията, позволява й да създаде и предлага на други организации, партньори и потребители висококачествени информационни продукти и услуги, води до увеличаване на знанието, съхранявано от организацията. Различните видове и класове информация в организацията трябва да се използват само според предназначението им и само от служители и потребители, които имат изрично регламентирани права на достъп до тях.
С цел оценка на възможностите за използване на информацията, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Дадена информация общодостъпна ли е, или е класифицирана, или е персонална?;
(2) Има ли регламент за използването й за различни цели?
(3) Дали това използване е в съгласие с първоначалната цел на събирането й?
Какво трябва да се направи при използване на информацията:
Следване на вътрешните за организацията регулации и правила при използвате на персонална информация. Необходимо е да се правят периодични прегледи на правилата, ограниченията и процедурите на вътрешната регулация, относно използването на персонална информация и за съответствие с изискванията на ЗЗЛД и други нормативни актове.
Ограничаване достъпа до класифицирана и друга чувствителна информация на базата на приложение на принципа „необходимост да се знае”. Реализацията на информационните процеси трябва да гарантира, че достъп до различните категории и класове информация получават само потребители, които действително имат необходимост от използването й при изпълнение на своите задължения. Определена информация трябва да е достъпна само за изпълнение на специфични функции в организацията.
Защита на интегритета на данните. Необходимо е отговорните служители и организационни единици да следят и да гарантират, че са взети всички мерки за избягване на случайни (от грешки) или преднамерени изменения на данните, които да компрометират информацията.
Зачитане на правата на другите. Ако определен служител използва информация, която е създадена от друг, има ли той право или неговото позволение да я използва? Има ли някакви ограничения за нейното използване, с които трябва да се съобрази?
Споделяне. Информацията най-често повишава ценността си за създателите, потребителите и за цялото общество, когато се споделя. Целенасоченото споделяне на информация чрез вътрешно и външно разпространение в много случаи може да помогне на организациите да постигнат изпълнение на целите си.
С цел оценяване на необходимостта и ползите от споделяне, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси относно вътрешно споделяне:
(1) Организацията постига ли (използва ли) по най- добър начин стратегическа ценност на информацията?;
(2) Кой друг още може да има полза от тази информация?;
(3) Балансирана ли е достъпността със съответната защитата?
(4) Как най-ефективно организацията може да споделя публична информация с обществото?;
(5) Какви са наличните ограничения за използване от потребителите?
(6) Как споделянето може да се осъществи при гарантиране на необходимата сигурност?
Какво трябва да се направи при споделяне на информацията:
Идентифициране на възможностите за „рутинно разкриване” и „активно разпространение”. Както вътрешните потребители, така и външните организации, бизнес структури и цялото общество могат да бъдат снабдявани с необходимата информация по рутинните, познати способи, които позволяват постигане на високи нива на достъпност, сигурност и надеждност (например интернет страниците), или чрез набелязване на целеви групи и използване на индивидуални подходи към тях (например индивидуални съобщения по имейл, целеви брошури и др.).
Следване на идентифицираните стандарти и съществуващите добри практики за споделяне на информация. Публичната информация е лицето на организацията към обществото. Тя трябва да прилага стандартите и да се ръководи от най-добрите примери за интернет разпространение и печатно публикуване, когато създава информация за обществото, клиентите и заинтересованите лица.
Защита и спазване на правата върху интелектуалната собственост. Ако информацията е създадена от организацията, представлява нейна интелектуална собственост и тя трябва да си гарантира, че потребителите ще разберат това чрез съответното й обозначаване с индикация за защита на правата върху нея. Ако организацията използва информация, която е създадена от друг, трябва да я използва само при наличие на разрешение или при закупуване на правата върху нея.
Разпореждане. С течение на времето служителите в организациите обичайно установяват, че все по-рядко и по-малко се позовават на, и използват определени видове информация, обикновено, защото губи своята актуалност. От тази гледна точка те се нуждаят от разрешаване на въпроса за нейното третиране чрез определяне на регламент, за да вземане на решения за отстраняване и съхранение на тази информация на определено място[4].
С цел оценяване на ситуацията с остарялата информация, организациите трябва да си отговорят на следните въпроси:
(1) Има ли съществуващата информация ценност за организацията, партньорите или клиентите?;
(2) Колко често тя се използва?;
(3) Имаме ли подходящо място за съхранение на неактуалната информация – в електронна или традиционна форма?;
(4) Има ли решение за сигурно, надеждно, но и евтино складиране?
Необходимо е да се установи процедура за рутинно преглеждане на файловете за определяне на ценността им – на тримесечие за файловете, с които се работи и годишно за файловете в общата файлова система на организацията. Ако стойността им за организацията при запазване е по-голяма от тази при съхранение, трябва да се запазят. Не трябва да се отстраняват и нарушават записите, които са обект на вътрешна регулация или законодателни процедури, докато не изтекат всички периоди на позоваване дори ако се извърши оценка, че организацията повече не се нуждае от тях за осъществяване на работните процеси[5].
<< Основни определения § Съдържание на книгата § Източници на информация>>
[1] Iqbal, A. Ali, A. Iqbal, K. Actor Analysis of Effects of Social Media on Youth: A Case Study of University of Sargodha. Academic Research International 8(3):22-31 · September 2017
[2] Семерджиев Ц., Н. Митев Н. Информационна сигурност. – София, изд. Софттрейд, 2015 г.