Информационните технологии автоматизират информационните процеси в организацията чрез информационни системи за управление на документооборота. Те ускоряват предаването на данни и установяват точно регламентирани действия с допускане на по-малко грешки. В следствие на това повишават производителността на труда. Ускоряването на информационните потоци може да се сравни с ефекта на въвеждане на поточна линия в производството.
Видове системи за електронен документооборот
Терминът „Електронен документооборот“ е само малка част от задачите на съвременните CMS (системи за управление на съдържанието) и включва следните видове информационни системи:
- Електронен архив за съхраняване на документи и търсене на информация в тях.
- Workflow системи за управление на електронните потоци и осигуряване движението на документите.
- Системи за управление на информацията и знанието, които са комбинация от предишните две.
- Системи за съвместна работа – създават условия за съхранение, публикуване, споделяне на задачи, дискусии и виртуални срещи.
- CRM системи – развитие на всички услуги.
На българския пазар се срещат системи за управление на документооборота, като Dokumentum (за целия жизнен цикъл на документите), DokuWare, Oracle Enterprice Content Management, Archimed DMS, Акстър, АИС Документооборот на Индекс (с включена автоматизация на документите, възможност за възлагане на задачи и контрол), Е-община, Progress BPM и др.
Какво е Share Point?
Едно отлично техническо решение за управление на документооборота в организацията е продукта на Microsoft – Share Point. Той представлява готова бизнес платформа за управление на съдържанието в дадена организация и извън нея. Microsoft Share Point предоставя следните функционални възможности, като:
- споделяне на данни;
- съхранение, организиране и достъп до информация;
- комуникация и сътрудничество;
- от различни видове хора;
- съдържание, което може да се персонализира според изискванията на организацията.
Организациите използват Share Point за създаване на портали и сайтове, където крайния потребител може да създава екипни сайтове и страници без умения на програмист.
Share Point увеличава производителността, като позволява всички да генерират файлове и да ги споделят в една обща точка.
Модификации на Share Point
- Share Point Foundation – това е началната основа, разпространява се безплатно за локално разполагане. С нея може да се правят различни видове портали. Хардуерните изисквания са да има 64 bit. Машина, 4 GB RAM, 80 GB HDD, 2,5 GHZ на всяко ядро.
- Share Point Server – включва функциите на Share Point Foundation плюс допълнителни, като корпоративно търсене, статистики и инфоканали. Според функционалностите си бива два подвида: standard и enterprice с лиценз.
- Share Point Designer е безплатна програма за проектиране и изграждане на сайтове с Share Point.
- One Drive, която замести стария Share Point Workspace е настолна програма за бизнес синхронизация на документи от вашия offline компютър с е екипен сайт.
- Share Point Online е облачна услуга на Майкрософт. Вместо да инсталирате на локална машина просто фирмата се абонира за Office 365.
Функционални характеристики на Share Point
- Основна функция на Share Point е сътрудничеството – създаването на съдържание става чрез споделяне на информация без значение дали е документ, задача или събитие и т. н.
- Дава възможност за създаване на потребителски групи с различни права и достъп до информация (читатели, екипи, администратори, по отдели и др. ), които имат достъп до екипния сайт, а администраторите управляват потребителите
- Една от най-силните страни на Share Point е централизираното управление на жизнения цикъл на продуктите . Може да се създава и споделя в едно централно място, където няколко потребители да редактират, а системата пази информация кой, кога, какво е редактирал, създал или изтрил.
- Цялостна сайт структура. В портала тя, често наподобява структурата на организацията . Един портал се състои от йерархия на екипни сайтове организирани в колекция. Логическите данни се представят, чрез :
- Списъци list (елементи от данни)
- Елементи items ( всеки един артикул), който може да е част от списък или от библиотека.
- Библиотеки – съхраняваните файлове и папки.
Като създадем един документ той представлява едно item в списък от библиотека под формата на таблица на ред се показват свойствата на документа, „създаден от“ и т. н.
- Възможност за социално общуване като намирате подходяща за вас информация и се свързвате с дискусионните групи чрез социални етиките и споделяте съдържание с който желаете.
- „Моят сайт“ всеки получава моят профил, моите новини, моето съдържание за което различни хора да се абонират.
- Share Point позволява създаване на страници шаблони от тип „Апликация“ или „Site Page“. Вторите от своя страна са web part, wiki, publishing, master page.
- Web Part e част от по-голяма система но се държат като самостоятелни блокове, които изграждат системата. Има готови Web Part за директна употреба, но дава възможност и за създаване на нови. От технологична гледна точка това са NET контрола с възможност да се местят. Работят на сървъра, но на крайния потребител се дава право да променя свойствата име, големина, разполагане, стил и др. Това са различни календари, задачи, схеми и др.
- Web Part Page е ASP.NET страница, която съдържа Web Part със специфичен Share Point клас. Структурата на една такава страница е от статични и динамични елементи. Ако има Web Part manager e динамичен и той е само един, определя се в Master page. Web Part зони се добавят с код. Web Part елементи имат заглавие, съдържание и меню.
- Master page дават възможност за създаване на общ стил и персонализация. Те са основа на всяка една страница, формират разположението, структурата и функционалността т.е дизайна. За създаване на нов дизайн често се използва Starter Master Page, които просто маркират контролите за работа на сайта и местността в които да слагаме код. Освен този маркиращ код се използват и CSS стилове във файла css
- Wiki page чрез работа с редактора RTF.
- Share Point е CMS за управление и съхранение на документи, които управляват целия жизнен цикъл на съдържанието. Улесняват създаването на страници без умения, предоставят лесно и бързо публикуване на документи, идентификация на потребители и разпределение на групи. Онлайн съхранение на различни документи видео, картини. Едно централизирано място за идеи и комуникация около което се събират различни потребители и да се запазва във времето без да се налага включване на други системи.
- Към Share Point се предлагат и редица готови приложения, като Social Point News Feed Point и интегрирам e-mail.
