Автоматизираните системи за обработка на информация и управление навлизат все по-широко в живота на хората. Нещо повече, те промениха нашето ежедневие и съвременния човек не може да си представи успех в която и да е област без използването на такива системи за автоматизация! Информационните технологии са приоритет на модерните държави и са в основата на всички международни и национални проекти за организиране на електронно правителство и управление. Те са навсякъде: – в бизнеса, в управлението, администрацията, икономиката, образованието, културата, здравеопазването, системата за национална сигурност и отбрана!
Основни понятия в информатиката
От древни времена информацията е основен ресурс заедно с парите, суровините и хората. За това човек постоянно е търсил начини да автоматизира дейностите свързани с тези блага и подобряване на живота си. Оръдията на труда постоянно са се усъвършенствали, докато се стигне до най-съвременните средства и технологии, част от които са автоматизираните системи за обработка на информация и управление. Живеем във време, когато хората буквално биват заривани с информация и неслучайно говорим за информационен потоп. Появиха се машини и системи, които заменят човека не само във физическата, но и в част от умствената му дейност. Нека изясним основните понятия и термини в тази статия:
- Информация – това са обработени с определена цел данни, познания и сведения за реалния свят, които се използват при взаимодействието с него. Терминът идва от латински и според Longman информацията е знание във формата на факти. Основна характеристика на всяка информация са нейното съдържание (смисъл, стойност на информацията) и ценност на информацията (полезност, значимост).
- Данни са отделните факти за различни обекти от реалния свят. Те се получава в резултат на отражение на различни обекти и процеси около нас. Всеки човек ежедневно получава данни навсякъде в средата, която го заобикаля. В зависимост от своя вид и структура данните могат да бъдат: цифрови, символни, нотни, щрихови, графични, таблични и др. Понятията “информация” и “данни” често пъти се възприемат като взаимозаменяеми, но това не е точно така. За целите на информационните системи, данните са различни факти регистрирани за различни събития, дейности и процеси в подходяща форма и върху определен информационен носител. Данните се въвеждат в информационни системи, за да се обработват и съхраняват с някаква цел. В този смисъл данните се разглеждат като вход в системата, т.е. като суров материал, от който след обработка се получава информация.
- Знание е разбирането за съдържанието, което носи информацията. То е субективно и се основава на опита на отделния индивид.
- Информационни дейности са тези, които са свързани с: получаване на информация, съхраняване на информация, обработка на информация и разпространяване на информация, а всеки процес, който обхваща такъв комплекс от дейности се нарича – Информационен процес.
- Науката, която изучава начините за представяне на информацията, методите и средствата за автоматизиране на информационните дейности и процеси, като разглежда информацията като абстрактно понятие, независимо от реалния обект или процес, чието отражение е тя, се нарича Информатика.
Основни направления в информатиката са: математическо осигуряване, програмиране, операционни системи, архитектура на изчислителни системи, бази от данни и системи за управлението им, изкуствен интелект, бюротика, иконика, информационно моделиране, кибернетика.
Информацията има своята стойност, която е свързана с това дали помага на мениджърите да постигнат целите, поставени пред организацията. Например стойността й може да се измери с времето, необходимо за вземане на решение или с нарастване печалбите на организацията. Количествено се измерва със следните мерни единици:
- 1 bit (бит) – е количеството информация за изхода от събитие, което има два равно вероятностни цифрово възможни изхода – “0” и “1 ” ;
- 1 byte (байт) е равен на 8 бита – основна мерна единица;
- 1 КВ (килобайт) се състои от 1024 байта;
- 1 MB (мегабайт) е 1024 KB
- 1 GB (гигабайт)равен на 1024 MB
- 1 TB (терабайт) от 1 024 GB;
- 1 PB (петабайт) е равен на 1024 TB – казват, че целия Интернет е 25 PB, защото ботовете на Google могат да обработват точно толкова информация на ден, а човешкия мозтк може да съхранява около 2,5 PB спомени;
- 1 EB (eksabajt) – 1024 петабайта – ако все още не сте чували за тази и следващата мерни единици е време да се запознаете с тях, защото в бъдеще ще ги срещате все по-често. Всички думи изречени някога от човешките същества по света нямат общо 5 EB;
- 1 ZB зетабайт е от 1024 EB – според Cisco все още не съществува толкова информация, че да се запълни един зетабайт;
- 1 YB (йотабайт) е най- голямата единица за измерване на информация.
В тясна връзка с понятието “информация” е понятието “съобщение”, но има малко по-различно съдържание. Обикновено съобщението се разглежда, като представена по определен начин информация. Съобщенията могат да се преобразуват по предварително замислени правила.
Процесът на преобразуване на съобщения по някакви правила се нарича кодиране, а обратното преобразуване се нарича декодиране.
Кодирането и декодирането се използват в информатиката като програмиране, което под една или друга форма е основен инструмент при създаването на компютърни информационни системи (или автоматизирани системи за управление).
Интересен е фактът, че информацията може да се разглежда от гледна точка на нейното възникване, разпространение, обработка и анализ.
Жизнен цикъл на информацията
Възникването на информацията, като първи етап от жизнения е цикъл се отразява в информационната система, чрез регистрирането на данни. Те са обработени по съответния начин, обикновено с компютър. Обработката и анализа на данните или интерпретацията на знанията са базови функции на информационната система, които се получават, чрез подходящо техническо и програмно осигуряване. Във всички случаи на употреба, компютърната информационна система осъществява преобразуване на въведените данни в информация, която директно или индиректно се използва за управление. Изведените резултати носят информация, която спираловидно повтаря посочените етапи на жизнения е цикъл.
Определения за Автоматизирани системи за обработка на информация и управление
Във връзка с горния жизнен цикъл понятието Информационна система се разглежда като организирана съвкупност от данни, дефинирани дейности по въвеждане, обработка и анализ на информация, методи и процедури, които осигуряват функционирането на организацията с оглед постигането на предварително набелязани цели. Във всички практически реализации на информационни системи, се извършва преобразуване на регистрираните данни в информация и това може да се счита за тяхна основна задача. Обработката на информацията в тези системи може да бъде извършвана ръчно и автоматизирано с помощта на компютърна система.
От тук следва, че под Автоматизирана информационна система (АИС) трябва да разбираме съвкупност от хардуер, софтуер, бази от данни, комуникации, човешки ресурси, процедури, които осигуряват функционирането на организацията с оглед постигането на предварително набелязани цели и предназначена да събира и съхранява данни, свързани с дейността на организацията.
Компютърните информационни системи са основата на автоматизираните системи за управление, които се реализират на базата на съвременно високотехнологично хардуерно и софтуерно оборудване.
Базите от данни са основен компонент на съвременните информационни системи и могат да се разглеждат като хранилища, където се пази цялата информация за дейността на организацията. Комуникациите осигуряват предаването на данни в локална или глобална мрежа.
В средата на локална мрежа данните се ползват споделено за потребителите, но със запазени възможности за еднопотребителска работа с тях. Тези данни, които са обявени за общо ползване са организирани в разпределени бази данни. Последните могат да бъдат създадени от различни групи потребители по различно време или в процеса на проектиране на информационната система, базата данни да бъде разпределена така, че да допуска различните аспекти, релевантни към работата на отделните групи.
Поради необходимостта от осигуряване на коректни данни за всеки потребител на информационната система, без да се препятстват останалите, са създадени специални методи на достъп, а именно – конкурентен и неконкурентен. Когато данните се обработват от двама или повече потребители по едно и също време, се използва конкурентно поделяне на данни. Ако данните са поделени, но не се обработват в един и същи момент от различните потребители, поделянето е неконкурентно.
При информационни системи в средата на локална мрежа разпределението на ниво файл се извършва чрез монолитни файлове (не са структурирани в записи), като документи за обработка на текст, електронни таблици, публикации и графични изображения, които се разпределят между работната група. Разпределянето на монолитните файлове се определя повече от адекватността на потребителските действия, отколкото от контролирането в програмите.
Информационните системи в средата на глобални мрежи използват частни (private) и обществени (public) бази данни. Частните се състоят от фирмени данни и външни данни, пряко използвани в процеса на обработка (пазарни показатели, стандарти, нормативи и др.). Обществените бази данни се поддържат за свободен, онлайн достъп в Интернет. Техният брой и обеми непрекъснато се увеличава, а съдържанието им редовно се актуализира. Разходите за поддръжката им се осигуряват най-вече от фирмите, които са заинтересовани от рекламата. Наличната информация в Интернет е толкова много, че тя едва ли би могла да бъде включена в някакви каталози или да бъде систематизирана.
Извличането на информация от обществените бази данни може да стане чрез директно свързване на определен адрес URL (Universal Resource Location) или като се използват тъй наречените “ търсещи машини”. Специални програми наречени паяци (spi-ders) претърсват WEB за нови страници с информация. Те “съобщават” срещаните думи и съответните адреси на страници на програмите за търсене. Най-мощните между “паяците” могат да открият и класифицират до 5 милиона страници на час. Огромният обем на данни изисква изключително точна и надеждна работа, защото при грешка, последиците са непредвидими.
Консултанти и компании, занимаващи се с проблемите за сигурността на фирмените данни и информация в Интернет, твърдят, че задължително за защита е използването на т.н. защитни стени (firewall). Това е специално софтуерно приложение, което преглежда цялата информация, прехвърляна от и към Интернет. Може да се конфигурира този софтуер така, че да търси определен вид информация, например команди, които не трябва да се изпълняват на Интернет -сървъра ви, или да блокира информацията, идваща от определен потребител или страна. Работата на защитната стена е да блокира подобни неоторизирани команди, без да пречи на работата на добронамерените потребители. Повечето от съвременните софтуерни продукти за сървъри, включват характеристики, които позволяват конфигуриране сървъра така, че да бъдат блокирани голям кръг от техники, използвани за проникване отвън.
Основните правила за контрол на данните в информационните системи са така наречените EDP-контроли и засягат петте компонента на информационната система – хардуер, софтуер, инструкции, данни, персонал. Те редуцират неоторизираните действия, компютърни престъпления и случайните загуби. За утвърждаване значението на информационната система за фирмата преодоляване на опитите за компютърни престъпления се изисква мениджърите да показват категорично, че я признават за полезна и интегрална част от бизнеса. С поведението си те трябва да показват, че съвременната информационна система не само поддържа бизнеса, а че тя е бизнеса.
Мениджърите трябва да управляват такава система, както правят това за другите дейности и да обръщат внимание на възникналите проблеми. Те трябва да изискват периодични отчети за работата на системата като:
– брой обработени транзакции;
– процент време, през което тя е била достъпна или не;
– часове безпогрешна работа и др.
Информационните системи трябва да бъдат сигурни и защитени. В средата на глобалната мрежа, центровете за фирмени данни са разполагат на изолирани места със специален достъп. Сървърите са в изолирани помещения със защитен достъп. Процедурите за контрол са старателно планирани и контролирани.
Видове автоматизирани системи за обработка на информация и управление
В науката под понятието система се разбира множество от взаимодействащи компоненти, които функционират съвместно с оглед постигането на определена цел. Всеки компонент на дадена система се нарича подсистема. Подсистемата от своя страна може също да представлява система.
Системите функционират в определена заобикаляща среда и съответно могат да се класифицират по различни признаци спрямо заобикалящата ги среда: могат да бъдат прости и сложни, затворени и отворени, стабилни и динамични, постоянни и временни, физически и концептуални.
Ако погледнем от управленска гледна точка ще видим, че Информационна система е средство, което обхваща всички форми на събиране, съхраняване, извличане, обработка и разпространение на информация. Тя е множество от взаимосвързани компоненти, което доставя информационни услуги и подпомага процеса на вземане на решения, координацията и контрола в рамките на организацията.
Разликата между понятията “информационна система” и “информационни технологии” е съществена. Терминът “информационни технологии” обхваща различните средства (хардуер, софтуер, за управление на данните), които са необходими за функционирането на дадена система.
Поради това информационните системи в организацията могат да се класифицират по два основни признака: функционална област и нива за вземане на мениджърските решения.
Под функционална област се класифицират според основните функции на организацията като:
1. Производствени информационни системи. Те събират данни за производствения процес, като складови наличности и отчитане на положения труд. Интегрират информационните потоци между отделните бизнес функции. Тук са системите за контрол на машините, системите за управление на процеси и компютърно интегрирано производство.
2. Маркетингови системи и системи за продажби – обработват поръчки, събират данни за клиентите и анализират пазара.
3. Финансови и счетоводни системи – обхваща паричния поток и финансовите отдели в рамките на дадената организация.
4. Системи за управление на човешките ресурси и др.
5. Интегрирани организационни системи е термин с който се означават системи, осигуряващи цялостно информационно обслужване в няколко функционални области. Те са модерно течение за сливане на предишните видове в една обща система. Примери за такива системи са:
- Системите за управление на взаимоотношенията с потребителите (CRM – Customer Relationship Management Systems). Съдържанието на термина “управление на взаимоотношенията с потребителите” обхваща използването на информационните и комуникационни технологии за автоматизиране на процесите, свързани с обслужването на клиентите. Те приемат техните специфични заявки и съхраняват информация за предпочитанията им. Такива са Oracle, SAP, Siebel Systems, BAAN, Interact Corporation, Onyx Enterprise, Pivodal, PeopleSoft, SAS и други.
- Системите за управление на веригите за доставки (SCM – Supply Chain Management Systems); Това е съвкупността от съоръжения, които набавят материали, трансформират тези материали в стоки и ги разпространяват на потребителите.
- Системи за планиране на ресурсите в организацията (ERP – Enterprise Resource Planning Systems) Системите за планиране на ресурси представляват съвкупност от софтуерни модули, които автоматизират основните вътрешни бизнес процеси на дадена организация. Те са мултифункционални и обединяват всички данни и бизнес процеси в единно информационно пространство, осигуряват съгласуваност между тях и обмен на данни. Производители на ERP системи са SAP AG, Oracle, PeopleSoft и BAAN.
Функционално автоматизираните системи за управление могат да бъдат създавани в различни сфери и отрасли на техниката, сигурността, икономиката, социалния живот, но независимо от голямото разнообразие на функционалното предназначение по своята същност те имат обща информационна база на основата на процеса за автоматизирана обработка на информацията.
Системите, предназначени за събиране, съхраняване, обработване и търсене на информация, се наричат автоматизирани информационно-търсещи системи (АИТС). АИТС са ядрото на автоматизираните системи за управление. Формулирана е основната системно-техническа задача при проектирането на АСУ, като задача за оптимално формиране, рационална обработка и комплексно използване на информационните масиви в системата.
Това води преди всичко към създаването на големи интегрални бази от данни (БД), които представляват информационната база на мощните АСУ! Създаването на подобна база е един от най-трудните въпроси при разработката на автоматизирана система за управление. Именно масивите от данни, съхранявани и обработвани в една автоматизирана система за управление, обединяват в информационен план всички звена на системата.
Ефективното проектиране на структурата на данните дава възможност оптимално да се построят подсистемите на паметта на информационно-търсещата част на системата, което ще позволи в голяма степен да се намали дублирането на данни, както и значително да се повиши ефективността на използването на информацията.
В заключение може да се каже, че за всяка функционална област на дадена организация има уникална информационна система, която обслужва нивата на управление. Тенденцията е да се разработват информационни системи, които да обслужват по няколко бизнес функции едновременно.
Класификацията по нива на управление е както следва:
1. Системи за управление на изпълнителното ниво включват системи за управление на различни технологични процеси, дейности, обработващи транзакции (TPS – Transaction Processing Systems) и системи автоматизиращи офис дейностите и съвместната работа. Обекти за управление при тези системи са различните машини, уреди, устройства, ракети, оръжия на труда и т.н. Основна форма за предаване на информацията са различните видове сигнали (електрически, оптични, механични и др.), които постъпват в т. нар. датчици.
2. Системите за управление на тактическо ниво включват т.н. управленски информационни системи (Management Information Systems). Те са отделен клас и резултатите от тяхната работата са предназначени за автоматизация на процесите по управление на организациите. Обект за управление при тези системи са хората, човешките ресурси. В системите за организационно управление основна форма за предаване на информация са документите. Тези системи извеждат на изхода си специално подбрана информация, която се представя в подходяща форма, според конкретните за целта изисквания.
Според нивата на обслужваните функции този вид могат да се класифицират на информационни системи за контрол на дейностите или за тактическо и оперативно планиране. Въпреки това във всяка от подсистемите на фирмата и за всяко от управленските нива могат да се използват такъв вид управленски информационни системи.
3. Системите на оперативно ниво са системите подпомагащи вземането на решения при планирането и управлението (Decision Support Systems). Те се различават от останалите информационни системи по това, че не винаги поддържат текущо процесите. Създадени са да решават частни или рядко възникващи проблеми. Например събития, като кризи в стоковия пазар, промяна на правителствената политика, трудови сблъсъци, аварии и други трудно предвидими и високо приоритетни проблеми. Времето за реакция в такива случаи е кратко, но винаги е необходим отговор.
Подпомагането на процеса за вземане на решение е от съществено значение за качеството на реакцията. Известно е, че при недостиг на време филтриращия механизъм на човека силно намалява обема на обработените данни. Това означава, че важни данни могат да се игнорират, при което да се получи неправилно решение. По тези причини, въпреки големите разходи за създаване на компютърни системи за подпомагане вземането на решения, създаването им е оправдано.
Тъй като неструктурираните задачи възникват на оперативно, средно управленско и тактическо ниво, компютърните системи за подпомагане на вземането на решения могат да се използват на всяко едно от тях. Това е ново схващане, различаващо се от първоначалните мнения. В първите разработки на разглежданата теория се съобщава, че компютърни системи за подпомагане вземането на решения са предназначени за подпомагане на висшите ръководители. Развитието на изследванията показа необходимостта от прилагането на тези системи на всички нива на управленска дейност, където също възникват неструктурирани задачи.
Според някои широко распространени мнения, процесът на вземане на решение преминава през етапите: иницииране на процеса, анализ на мисията и информацията за проблема (дефиниция, ограничения, обхват и др.), създаване на различни варианти и решения, избор на вариант за действие или алтернатива, изработване на концепция и план, корекция и преправяне на плана при необходимост.
Компютърните системи за подпомагане вземането на решения не само генерират полученото решение на всеки един от тези етапи, но могат да го извеждат и като документ, графика, отчет, таблица с данни и др.
Все пак важното е, че окончателното решение принадлежи на човека. Той е този, който прави избора между предложените възможни варианти за действие.
Технически те могат да бъдат изградени на база изчислителни модели т.е. системи за вземане на решения, по технологията на изкуствения интелект или хибриден под вид – комбинация на горните две технологии.
Освен за решаването на специфични проблеми могат да се използват за идентификация на връзките между основни елементи и факторите с най-голямо влияние върху решението.
Структура на класическа система за вземане на решения e следната:
4. Системи за стратегическо управление са тези, които подпомагат изпълнителния директор или стратегическото ръководство на организацията (Executive Support Systems).
В областта на изкуствения интелект се използват “интелигентни” компютърни програми, базирани на знания и тяхната интерпретация, за генериране на решения относно специализирани проблеми. Първите компютърни информационни системи от този тип са експертните системи. Развитието на научните изследвания в областта на изкуствения интелект и постиженията на информационните технологии доведоха до създаването на т.нар. “интелигентни агенти”, неврони мрежи и генетични алгоритми.
Последните се разглеждат като експертни системи, използващи апаратни средства за възприемане на околната среда и за механични въздействия върху нея. Може да се каже, че по-ранните системи са представители на пасивните модели на системите, базирани на знания, а съвременните им наследници – на активната.
Експертната система (ЕС) се разглежда като интелигентна компютърна програма, която използва знания и процедури за изводи, да решава проблеми, достатъчно трудни и изискващи значителен опит за своето решение. Знанията необходими за това и използваните процедури за извод се разглеждат като модел на експертното знание и разсъждение на най-добрите специалисти в дадена предметна област.
Експертните системи представляват информационна технология, чиито цели са опростяване взаимодействието на потребителите с компютърната техника, повишаване ефективността и използването е, както и разширяване обхвата на обработваните проблеми.
От възникването си до наши дни информационните системи реализират обработка на данни за решаване на определени задачи. Развитието на информационните системи, технологии и научните постижения в областта на изкуственият интелект разшириха тази обработка с обработката на знания. При това кръгът от решавани задачи нарасна с поддръжката на полуструктурирани и неструктурирани задачи.
+Аз имам просто, но силно верую. Начинът на събиране, обработка и използване на информацията предопределя дали ще спечелите или загубите. Бил Гейтс.
Утвърждаването и възможностите на глобалната мрежа Интернет даде нов тласък на развитие на информационните технологии. Много фирми в икономически развитите страни базират своите информационни системи за работа в новата среда, като използват стандартите за вътрешно-фирмено информационно обслужване (Интранет). Предизвикателствата на Интернет развиват използваните в нея технологии с използване на мултимедия, виртуални среди, изкуствен интелект и т.н. На ново по-високо ниво се издигат информационните системи, които представляват приложения на научните постижения в информационното обслужване.
Библиография:
- Пенева, Ю. Информационни системи. Нов Български университет – Информатика http://eprints.nbu.bg/2374/7/infosys-2014.pdf
- Димов, П. (2011). Копирайтинг за Уеб ISBN 978-954-2952-17-6.
- Laudon, K. C., & Laudon, J. P. Management information systems: Managing the digital firm (13thed.). Upper Saddle River, NJ: Prentice Hall. (2014). http://eprints.nbu.bg/2374/7/infosys-2014.pdf
- Понятие за автоматизирани системи за управление – Курсова работа http://www.ometeo.net/edu/pdf/2010234.pdf